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Sie stehen unter Zeitdruck und bekommen täglich bis zu mehrere Hundert E-Mails: Redakteurinnen und Redakteure bei Zeitungen und Zeitschriften. Damit eine Presseinformation in der Flut der eingehenden E-Mails nicht untergeht, gilt es, einige wesentliche Punkte einzuhalten.

Bereits der Betreff der E-Mail sollte das Thema konkret beim Namen nennen – und das auch noch interessant formuliert. Wenn bei der Anrede aus der Frau ein Herr (oder umgekehrt), der Name falsch geschrieben wird oder die Anrede bereits erkennen lässt, dass die E-Mail im Gießkannenprinzip an viele andere Redaktionen gesendet wurde, sinken die Chancen auf Kenntnisnahme. Was den Text betrifft, so gilt: Werblich formulieren nein, sachlich informieren ja, und das Ganze je kürzer, desto besser. Ist das Material darüber hinaus bereits „druckfertig“ aufbereitet, ist also Quellen- und Bildmaterial mit Bildunterschrift und Urheberrechts-Angabe beigefügt, kann der Redakteur es mit wenig Aufwand verwenden.